نادراً ما تفتقر المؤسسات المالية إلى الأنظمة. لديها منصة مصرفية أساسية، وأداة للخزينة، وجدول بيانات للموازنات، ونظام رواتب منفصل، وحزمة تقارير تُجمَّع يدوياً كل شهر. والمشكلة ليست الغياب بل المسافة بينها، ومن تلك المسافة يأتي جهد المطابقة وملاحظات التدقيق وبطء القرارات.
ما هو نظام ERP وما ليس هو في هذا القطاع
لا يحل نظام ERP محل النظام المصرفي الأساسي، وأي عرض يوحي بذلك ينبغي أن ينهي الحديث. بل يقف خلفه: دفتر الأستاذ العام، والمشتريات، والأصول الثابتة، والموازنات وضبط الارتباطات، والموارد البشرية، وتوحيد عدة كيانات في مجموعة بيانات مالية واحدة. النظام الأساسي يدير العميل، ونظام ERP يدير المؤسسة.
ضبط الموازنة قبل إنفاق المال
تكتشف معظم المؤسسات تجاوز الإنفاق عند وصول الفاتورة. والمحاسبة على الارتباطات تقلب الترتيب: فعند اعتماد طلب الشراء يُحجز المبلغ على بند الموازنة فوراً، فيعكس الرصيد المتاح ما تم الالتزام به لا ما تم دفعه. وتتوقف الأقسام عن اكتشاف نفاد موازنتها في الشهر السادس بعد حلول الشهر التاسع.
الإقفال الشهري
الإقفال الذي يستغرق ثلاثة أسابيع ليس مشكلة موارد بشرية بل مشكلة بيانات غالباً: أرصدة بينية لا تتطابق، ومخصصات تُعاد بناؤها يدوياً، وتوحيد يجري في جدول بيانات يصونه شخص واحد. وأتمتة الاستبعادات البينية والقيود المتكررة وجداول المخصصات عمل غير برّاق يعيد عدة أيام شهرياً، كل شهر، طوال بقاء المؤسسة.
التدقيق ومسألة من اعتمد ماذا
يُطلب من المؤسسات الخاضعة للرقابة إثبات الضبط لا مجرد ادعائه. والفصل الإلزامي بين المهام، وحدود الاعتماد التي لا يمكن تجاوزها لأنها في النظام لا في وثيقة سياسات، والسجل الكامل لمن غيّر ماذا ومتى، تحوّل التدقيق من عملية تنقيب إلى تقرير يُستخرج عند الطلب.
أين تفشل هذه المشاريع
بثلاث طرق متكررة. توسيع نطاق النظام ليمس عمليات تواجه العملاء لم يُصمَّم لها أصلاً. والاستهانة بإعادة تصميم دليل الحسابات، وهو المشروع الحقيقي والذي يحدد ما إذا كانت التقارير مفيدة. والتعامل مع الفريق المالي كمتلقٍّ لا كمالك، وهو ما يضمن ظهور جدول بيانات موازٍ خلال ربع سنة.
مرحلة أولى معقولة
دفتر الأستاذ العام والمشتريات وضبط الموازنة، مع إعادة بناء دليل الحسابات حول الطريقة التي تريد بها الإدارة رؤية المؤسسة فعلاً. ثم تأتي الرواتب والأصول. والتوحيد أخيراً، بعد أن تتفق الكيانات على الأرقام التي تُوحَّد. ومن يقترح ذلك كله في وقت واحد يصف جدولاً زمنياً لا خطة.