في مشروع إنشائي يتحدد الهامش في الموقع ويُكتشف في الحسابات، وبينهما عادةً أسابيع. وحين يظهر تجاوز التكلفة في تقرير تكون الخرسانة قد صُبّت، ومقاول الباطن قد تلقى التعليمات، والقرار الذي تسبب في ذلك اتخذه شخص لم تكن لديه أي رؤية للميزانية في تلك اللحظة.
بنود التكلفة هي العمود الفقري للنظام كله
يجب أن يحمل كل أمر شراء ومذكرة تسليم وساعة دوام ويوم معدات ومستخلص مقاول باطن المشروعَ وبند التكلفة الذي ينتمي إليه، مسجّلاً لحظة حدوثه لا مرمّزاً لاحقاً من شخص يخمّن من وصف. وإن ضبطت هذا عمل كل تقرير في الشركة، وإن أخطأت فيه فلن ينقذه أي برنامج تقارير.
التكلفة الملتزم بها لا الفعلية فقط
التكلفة الفعلية تخبرك بما صدرت به فواتير. أما التكلفة الملتزم بها فتخبرك بما وعدت بإنفاقه فعلاً عبر أوامر شراء وعقود باطن معتمدة لم تُفوتر بعد. والميزانية مقابل الملتزم به والفعلي معاً هي الرقم الوحيد الذي يمنح مدير المشروع وقتاً للتصرف، وهو التقرير الوحيد الذي تفتقده معظم شركات المقاولات.
مقاولو الباطن والمحتجزات والمستخلصات التي لم يعتمدها أحد
قيم عقود الباطن والتغييرات والأعمال المعتمدة حتى تاريخه والمحتجزات وتواريخ الإفراج عنها يجب أن تكون كلها في مكان واحد مقابل المشروع. والفشل الشائع هو متابعة المحتجزات في جدول بيانات لا يطابق دفتر الأستاذ، ويُكتشف ذلك حين يطلب مقاول الباطن الإفراج ولا يستطيع أحد الاتفاق على الرقم.
الفوترة المرحلية والوضع النقدي
المقاولات عمل نقدي متنكر في هيئة عمل هامش. والمستخلصات المعتمدة والفواتير الصادرة والمحتجزات المخصومة وشروط السداد المتابَعة لكل عقد تمنحك توقعاً نقدياً يعكس العقود التي تملكها فعلاً. وبدونه قد تفشل شركة رابحة، وهو ما يحدث بانتظام.
المعدات مركز ربح أو تسريب
المعدات والآليات المحمَّلة على المشاريع بسعر داخلي، مع تحميل الوقود والصيانة ووقت التوقف على الآلة، تُظهر أي المعدات تستحق بقاءها وأيها ينبغي استئجاره بدل تملّكه. ومعظم المقاولين يحتفظون بآلة واحدة على الأقل تخسر المال بهدوء منذ سنوات.
ابدأ بمشروع واحد قائم
لا بالمحفظة كاملة. بل بمشروع واحد، ببنود تكلفة محددة كما يجب، ومشتريات تمر عبر النظام، وطلبات مواد من الموقع تأتي من الهواتف. وأربعة إلى ستة أسابيع من ذلك تنتج تقرير تكلفة صادقاً وفريقاً يصدّق الأرقام، وهو ما يجعل التوسع إلى البقية ممكناً.