يدير المستشفى عملين في آنٍ واحد. أحدهما سريري ويقع في نظام معلومات المستشفى أو السجل الطبي الإلكتروني. والآخر عملية معقدة للتوريد والتوظيف والفوترة تعمل عادةً على خليط من جداول البيانات وحسن النية، وهي التي تقرر بهدوء ما إذا كان المستشفى قابلاً للاستمرار مالياً.
لا يمس نظام ERP السجل الطبي
يجب قول هذا أولاً، لأنه المخاوف التي تعطّل هذه المشاريع. تبقى البيانات السريرية في النظام السريري. ويتولى نظام ERP مخزون الصيدلية والمستهلكات، والمشتريات، والأصول الثابتة والأجهزة الطبية، والموارد البشرية والجداول، والذمم الدائنة والمدينة، والتكلفة التي تخبرك بما يكلّفه تقديم إجراء طبي فعلاً. ويتبادل النظامان معلومات محددة ولا يندمجان.
الصيدلية والمستهلكات حيث يتسرب المال
انتهاء الصلاحية، والطلب الزائد، والأصناف المستهلكة دون تسجيلها على حالة مريض. وتتبع الدفعات وتواريخ الصلاحية مع نقاط إعادة طلب تلقائية يقلل الإعدامات، وربط الاستهلاك بالإجراء الطبي يجعل تكلفة القسم حقيقية لا موزّعة تقديرياً. ومعظم المستشفيات التي تقيس ذلك بجدية لأول مرة تتفاجأ بفئة واحدة على الأقل.
التوظيف أكبر تكلفة وأصعب جدول
يجب أن تراعي الجداول المؤهلات وقواعد ساعات العمل والإجازات ومنحنى طلب غير مستوٍ. وإذا أُعدّت في جدول بيانات كانت النتيجة ساعات إضافية لم يخطط لها أحد، وتغطية من مكاتب توظيف تُحجز على عجل بسعر مرتفع. أما الجدولة الموصولة بالموارد البشرية والرواتب فتجعل تكلفة قرار التوظيف ظاهرة لحظة اتخاذه لا في حسابات الشهر التالي.
المطالبات التأمينية والإيراد الذي لا يصل
المطالبات المرفوضة والمدفوعة جزئياً نزيف بطيء نادراً ما يكون له مالك. وتتبع كل مطالبة حتى التسوية، مع تصنيف أسباب الرفض، يحوّل الحكاية إلى نمط: جهة دافعة واحدة، ورمز إجراء واحد، ونوع مستند ناقص واحد، بشكل متكرر. ومعالجة النمط تسترد أكثر مما تستردّه ملاحقة المطالبات فرادى.
خصوصية المريض تصميم صلاحيات لا وعد
صلاحيات قائمة على الأدوار، وسجلات تظهر فقط لمن لديه سبب لرؤيتها، وسجل لكل عملية وصول. وهذا قرار تصميمي يُتخذ وقت الإعداد، وتركيبه لاحقاً بعد الإطلاق مكلف وناقص. وهو البند الإعدادي الوحيد الذي نصرّ على حسمه قبل بدء أي مشروع مستشفى.
ابدأ حيث يكون الألم قابلاً للقياس
مخزون الصيدلية والمشتريات أولاً، لأن التوفير يظهر خلال ربع سنة ويبني المصداقية التي يحتاجها بقية البرنامج. ثم تأتي المالية. وأخيراً الجدولة والتكلفة، حين تصبح البيانات الأساسية موثوقة بما يكفي لجعل مخرجاتها قابلة للتصديق.