الفندق عدة أعمال تتشارك مبنى واحداً: الغرف، والأطعمة والمشروبات، والفعاليات، وغالباً سبا ومغسلة ومتجر هدايا. ويأتي كل منها عادةً بنظامه الخاص، والفجوات بين هذه الأنظمة هي حيث تتسرب الإيرادات وحيث يلاحظ النزلاء أن شيئاً ما ليس على ما يرام.
يبقى نظام إدارة الفندق ويقف ERP خلفه
يواصل نظام إدارة الفندق تشغيل الحجوزات والأسعار وحساب النزيل. ويتولى نظام ERP المشتريات والمخزون وضبط التكاليف والرواتب والأصول الثابتة ودفتر الأستاذ العام. والعمل المهم هو الواجهة بينهما: وصول فاتورة المطعم إلى حساب النزيل الصحيح، وترحيل التدقيق الليلي إلى الحسابات الصحيحة دون أن يعيد أحد إدخال أي شيء.
تكلفة الطعام تُقاس لا تُقدَّر
التكلفة النظرية للطعام تأتي من الوصفات، والتكلفة الفعلية تأتي من المشتريات والجرد. والفرق بينهما هو الهدر وانحراف الحصص ووجبات الموظفين غير المسجلة وأحياناً السرقة. ومعظم المنشآت تستطيع ذكر نسبة تكلفة الطعام لديها، وقليل منها يستطيع تحديد أي منفذ وأي وردية وأي طبق مسؤول عن الانحراف.
أرباح وخسائر الأقسام التي يثق بها المالك
تحتاج الغرف والأطعمة والمشروبات والفعاليات والسبا كلٌّ إلى إيراداتها وتكاليفها الخاصة، مع توزيع المصاريف المشتركة على أساس اتفق عليه الجميع مسبقاً. وبدون ذلك تُظهر الحزمة الشهرية رقماً للمنشأة وخلافاً بين الأقسام. ومعه تصبح قرارات التسعير وساعات العمل وعدد الموظفين مسنودة بأدلة.
المشتريات عبر المنافذ
منافذ عدة تطلب بشكل مستقل من الموردين أنفسهم تخسر حجم الشراء الذي تملكه مجتمعة. والشراء الموحّد بمستويات حد أدنى متفق عليها وحدود اعتماد وقوائم أسعار موردين يحوّل ذلك إلى موقف تفاوضي، ويوقف النمط المألوف: منفذ متخم بالمخزون وآخر ينفد منه الصنف نفسه.
الموسمية تجعل تخطيط العمالة المتغير الحقيقي
تتغير نسب الإشغال، والرواتب أكبر تكلفة قابلة للضبط. وربط جدول العمل بتوقعات الإشغال وحجوزات الفعاليات، مع ظهور الساعات الإضافية قبل تكبّدها لا بعده، هو حيث تجد معظم المنشآت هامشها دون المساس بتجربة النزيل.
ابدأ قبل الموسم لا خلاله
المشتريات والمخزون أولاً، في الجزء الأهدأ من السنة، لأن التوفير هناك أسرع والاضطراب أقل. ثم المالية وتقارير الأقسام. أما واجهة الربط مع نظام إدارة الفندق فهي الجزء الذي يحتاج أكثر الاختبارات، ولا ينبغي دفعه أبداً إلى أسبوع إشغال مرتفع.